Evidenca delovnega časa in beleženje delovnega časa bo od ponedeljka, 20.11.2023 urejena bolj podrobno. Predvsem pa bo novela zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A) za marsikoga prinesla obvezno beleženje delovnega časa in odmorov. Marsikateri samostojni podjetnik pa se sprašuje, če bo tudi on moral beležiti svoj delovni čas.
Evidenca delovnega časa, beleženje delovnega časa
Po poteku polletnega prehodnega obdobja, se bo v ponedeljek začela izvajati novela, ki predvideva strožje beleženje delovnega časa. Prav tako pa uvaja tudi obvezno elektronsko evidenco delovnega časa za kršitelje.
18 člen ZEPDSV, ki govori o evidenci o izrabi delovnega časa je sledeč:
(1) Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
- 1. podatke o številu ur,
- 2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- 3. opravljene ure v času nadurnega dela,
- 4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
- 5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
- 6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- 7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
- 8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- 9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- 10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
- 11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
- 12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
(2) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz 12. točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.
Kaj to pomeni?
To pomeni, da zakon po novem zahteva vpisovanje točnega časa prihoda in odhoda z dela. Pa tudi izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom. Tukaj bo treba navesti zgolj dolžino trajanja odmora, ne pa tudi začetek in konec odmora. Prav tako bo treba zabeležiti opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela ter v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času. Razvidno bo namreč moralo biti npr. če gre za izmensko delo ali nočno delo. Pri tem ne smemo pozabiti na 155. člen Zakona o delovnih razmerjih. Ta pravi:
Delavec ima v obdobju 24 ur pravico do počitka, ki traja nepretrgoma najmanj 12 ur.
Delavec, ki mu je delovni čas neenakomerno razporejen ali začasno prerazporejen, ima v obdobju 24 ur pravico do počitka, ki traja nepretrgoma najmanj 11 ur.
Beleženj delovnega časa za samostojne podjetnike (s.p.)
Ministrstvo za delo je dodatno pojasnilo nekatere nejasnosti povezane z novelo in beleženje delovnega časa pri samostojnih podjetnikih (s.p.). Samostojni podjetnik, ki ne zaposluje drugih delavcev, z novelo ne bo deležen sprememb. To pomeni, da mu/ji zase ne bo treba voditi evidenc o izrabi delovnega časa. Če pa delavce zaposluje, dovolj je zgolj en, pa bo evidenco tudi s.p. moral voditi. Prav tako bo s.p. moral voditi evidenco v premu, da drugi samostojni podjetnik in se ta vključuje v delovni proces in uporablja njegova sredstva.
Delavec ima pravico do vpogleda v podatke o izrabi delovnega časa
Novela ZEPDSV dopolnjuje 19. člen, ki zdaj delavcu omogoča vpogled v podatke o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec mora prav tako delavca pisno (lahko elektronsko) obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Prav tako pa lahko delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
Prav tako zakon zahteva, da delodajalec evidence trajno hrani na sedežu oz. kraju opravljanja dela. To pomeni npr. na gradbišču ali v trgovini in ne na sedežu.
V primeru kršitev obvezno elektronsko vodenje evidenc delovnega časa
V primeru, da bo delodajalcu pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa, odmora in počitka po zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali vodenja evidenc po ZEPDSV, bo moral uvesti elektronsko vodenje evidenc delovnega časa. Vodenje evidenc delovnega časa pa bo moralo biti izvedeno tako, da bo zagotavljalo t.i. revizijsko sled. Razvidne bodo namreč morale biti vse spremembe, ki jih je nekdo naredil v programu. Torej, Excel odpade.
Globe za kršitelje vse do 20.000€
V 23. Členu so določene globe. Tako bo za kršitev delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik prejel globo v višini od 1.500€ do 20.000€. V primeru prekrška v zvezi z elektronskim načinom vodenja evidence o izrabi delovnega časa, pa je globa od 3.000€ do 20.000€ za delodajalca. Globa pa je predvidena tudi za odgovorno osebo. Ta se namreč zdaj lahko kaznuje v višini od 300€ do 1.200€.